Trong bảng tính Excel, hàm nào dùng để tìm kiếm là câu hỏi được nhiều người dùng quan tâm. Bài viết này từ tic.edu.vn sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời chi tiết, giúp bạn làm chủ các hàm tìm kiếm trong Excel, đồng thời khám phá thêm nhiều công cụ và tài liệu học tập hữu ích khác. Hãy cùng khám phá sức mạnh của Excel và nâng cao kỹ năng làm việc của bạn ngay hôm nay.
1. Các Hàm Tìm Kiếm Phổ Biến Trong Excel
Excel cung cấp nhiều hàm tìm kiếm mạnh mẽ, giúp bạn nhanh chóng định vị và trích xuất dữ liệu cần thiết. Dưới đây là một số hàm thông dụng nhất:
- VLOOKUP: Tìm kiếm giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị trong cùng hàng từ một cột khác.
- HLOOKUP: Tương tự VLOOKUP, nhưng tìm kiếm theo hàng thay vì cột.
- INDEX và MATCH: Kết hợp hai hàm này cho phép tìm kiếm linh hoạt hơn, không bị giới hạn ở cột đầu tiên hoặc hàng đầu tiên.
- XLOOKUP: Hàm tìm kiếm mới, mạnh mẽ và linh hoạt hơn VLOOKUP và HLOOKUP, có sẵn trong các phiên bản Excel mới nhất.
- MATCH: Tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi và trả về vị trí tương đối của giá trị đó.
2. Hàm VLOOKUP: “Anh Cả” Trong Làng Tìm Kiếm
VLOOKUP (Vertical Lookup) là một trong những hàm tìm kiếm được sử dụng rộng rãi nhất trong Excel. Hàm này giúp bạn tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong cùng hàng.
2.1. Cú pháp của hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP có cú pháp như sau:
VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])Trong đó:
- lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm. Đây có thể là một số, một chuỗi văn bản, hoặc một tham chiếu đến một ô chứa giá trị cần tìm.
- table_array: Phạm vi ô chứa bảng dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm. Cột đầu tiên của phạm vi này sẽ được sử dụng để tìm kiếm
lookup_value. - col_index_num: Số thứ tự của cột trong
table_arraymà bạn muốn lấy giá trị trả về. Ví dụ, nếu bạn muốn lấy giá trị từ cột thứ ba của bảng, bạn sẽ nhập số 3. - [range_lookup]: (Tùy chọn) Một giá trị logic (TRUE hoặc FALSE) chỉ định kiểu tìm kiếm:
- TRUE (hoặc bỏ qua): Tìm kiếm gần đúng. VLOOKUP sẽ tìm giá trị gần đúng nhất nhỏ hơn hoặc bằng
lookup_value. Cột đầu tiên củatable_arrayphải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. - FALSE: Tìm kiếm chính xác. VLOOKUP sẽ chỉ trả về giá trị nếu tìm thấy một kết quả trùng khớp hoàn toàn với
lookup_value.
- TRUE (hoặc bỏ qua): Tìm kiếm gần đúng. VLOOKUP sẽ tìm giá trị gần đúng nhất nhỏ hơn hoặc bằng
2.2. Ví dụ minh họa
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu về thông tin nhân viên như sau:
| Mã NV | Họ và tên | Chức vụ | Lương |
|---|---|---|---|
| NV001 | Nguyễn Văn A | Trưởng phòng | 1500 |
| NV002 | Trần Thị B | Phó phòng | 1200 |
| NV003 | Lê Văn C | Nhân viên | 800 |
| NV004 | Phạm Thị D | Nhân viên | 750 |
Bạn muốn tìm kiếm mức lương của nhân viên có mã NV003. Bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP như sau:
=VLOOKUP("NV003", A1:D4, 4, FALSE)Trong đó:
"NV003"là giá trị tìm kiếm (mã nhân viên).A1:D4là phạm vi bảng dữ liệu.4là số thứ tự của cột chứa thông tin lương (cột thứ 4).FALSEchỉ định tìm kiếm chính xác.
Kết quả trả về sẽ là 800.
2.3. Ưu điểm và hạn chế của VLOOKUP
- Ưu điểm:
- Dễ sử dụng và phổ biến.
- Thích hợp cho các bảng dữ liệu có cấu trúc cột rõ ràng.
- Hạn chế:
- Chỉ tìm kiếm được ở cột đầu tiên của bảng.
- Không linh hoạt khi cột chứa giá trị tìm kiếm không nằm ở vị trí đầu tiên.
- Có thể trả về kết quả sai nếu dữ liệu không được sắp xếp đúng cách (khi sử dụng tìm kiếm gần đúng).
3. Hàm HLOOKUP: Tìm Kiếm Theo Chiều Ngang
HLOOKUP (Horizontal Lookup) là hàm tìm kiếm tương tự như VLOOKUP, nhưng thay vì tìm kiếm theo cột, HLOOKUP tìm kiếm theo hàng. Hàm này thường được sử dụng khi dữ liệu được sắp xếp theo hàng ngang.
3.1. Cú pháp của hàm HLOOKUP
Cú pháp của hàm HLOOKUP như sau:
HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])Trong đó:
- lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm.
- table_array: Phạm vi ô chứa bảng dữ liệu. Hàng đầu tiên của phạm vi này sẽ được sử dụng để tìm kiếm
lookup_value. - row_index_num: Số thứ tự của hàng trong
table_arraymà bạn muốn lấy giá trị trả về. - [range_lookup]: (Tùy chọn) Một giá trị logic (TRUE hoặc FALSE) chỉ định kiểu tìm kiếm (tương tự như VLOOKUP).
3.2. Ví dụ minh họa
Giả sử bạn có bảng dữ liệu sau:
| NV001 | NV002 | NV003 | NV004 | |
|---|---|---|---|---|
| Họ và tên | Nguyễn Văn A | Trần Thị B | Lê Văn C | Phạm Thị D |
| Chức vụ | Trưởng phòng | Phó phòng | Nhân viên | Nhân viên |
| Lương | 1500 | 1200 | 800 | 750 |
Bạn muốn tìm chức vụ của nhân viên có mã NV002. Bạn có thể sử dụng hàm HLOOKUP như sau:
=HLOOKUP("NV002", A1:E3, 2, FALSE)Trong đó:
"NV002"là giá trị tìm kiếm (mã nhân viên).A1:E3là phạm vi bảng dữ liệu.2là số thứ tự của hàng chứa thông tin chức vụ (hàng thứ 2).FALSEchỉ định tìm kiếm chính xác.
Kết quả trả về sẽ là “Phó phòng”.
3.3. Ưu điểm và hạn chế của HLOOKUP
- Ưu điểm:
- Phù hợp với dữ liệu được sắp xếp theo hàng.
- Dễ sử dụng khi bạn đã quen với VLOOKUP.
- Hạn chế:
- Chỉ tìm kiếm được ở hàng đầu tiên của bảng.
- Không linh hoạt khi hàng chứa giá trị tìm kiếm không nằm ở vị trí đầu tiên.
4. Hàm INDEX và MATCH: Bộ Đôi Hoàn Hảo Cho Tìm Kiếm Linh Hoạt
INDEX và MATCH là hai hàm mạnh mẽ có thể kết hợp với nhau để tạo ra một công cụ tìm kiếm linh hoạt hơn nhiều so với VLOOKUP và HLOOKUP.
4.1. Hàm INDEX
Hàm INDEX trả về giá trị của một ô trong một phạm vi, dựa trên số hàng và số cột bạn chỉ định.
- Cú pháp:
INDEX(array, row_num, [column_num])* **array:** Phạm vi ô chứa dữ liệu.
* **row_num:** Số thứ tự của hàng bạn muốn lấy giá trị.
* **[column_num]:** (Tùy chọn) Số thứ tự của cột bạn muốn lấy giá trị. Nếu bỏ qua, hàm sẽ trả về toàn bộ hàng.4.2. Hàm MATCH
Hàm MATCH tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi và trả về vị trí tương đối của giá trị đó.
- Cú pháp:
MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])* **lookup_value:** Giá trị bạn muốn tìm kiếm.
* **lookup_array:** Phạm vi ô chứa giá trị bạn muốn tìm kiếm.
* **[match_type]:** (Tùy chọn) Kiểu tìm kiếm:
* `0`: Tìm kiếm chính xác (thường được sử dụng).
* `1`: Tìm kiếm gần đúng (giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng `lookup_value`).
* `-1`: Tìm kiếm gần đúng (giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng `lookup_value`).4.3. Kết hợp INDEX và MATCH
Để kết hợp INDEX và MATCH, bạn sử dụng hàm MATCH để tìm vị trí của giá trị bạn muốn tìm kiếm, sau đó sử dụng kết quả này làm đối số row_num hoặc column_num trong hàm INDEX.
4.4. Ví dụ minh họa
Sử dụng lại bảng dữ liệu nhân viên:
| Mã NV | Họ và tên | Chức vụ | Lương |
|---|---|---|---|
| NV001 | Nguyễn Văn A | Trưởng phòng | 1500 |
| NV002 | Trần Thị B | Phó phòng | 1200 |
| NV003 | Lê Văn C | Nhân viên | 800 |
| NV004 | Phạm Thị D | Nhân viên | 750 |
Bạn muốn tìm chức vụ của nhân viên có mã NV003. Bạn có thể sử dụng kết hợp INDEX và MATCH như sau:
=INDEX(C1:C4, MATCH("NV003", A1:A4, 0))Trong đó:
C1:C4là phạm vi chứa thông tin chức vụ.MATCH("NV003", A1:A4, 0)tìm vị trí của “NV003” trong cột mã nhân viên (A1:A4) và trả về 3.- INDEX(C1:C4, 3) trả về giá trị ở vị trí thứ 3 trong phạm vi C1:C4, là “Nhân viên”.
4.5. Ưu điểm và hạn chế của INDEX và MATCH
- Ưu điểm:
- Linh hoạt hơn VLOOKUP và HLOOKUP.
- Có thể tìm kiếm theo cả hàng và cột.
- Không yêu cầu cột tìm kiếm phải ở vị trí đầu tiên.
- Hạn chế:
- Phức tạp hơn VLOOKUP và HLOOKUP.
- Cần hiểu rõ cách hoạt động của cả hai hàm để sử dụng hiệu quả.
5. Hàm XLOOKUP: “Ngôi Sao Mới Nổi” Với Nhiều Tính Năng Ưu Việt
XLOOKUP là hàm tìm kiếm mới được giới thiệu trong các phiên bản Excel gần đây (Office 365 trở lên). XLOOKUP kết hợp những ưu điểm của VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX và MATCH, đồng thời bổ sung thêm nhiều tính năng mới, giúp việc tìm kiếm dữ liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
5.1. Cú pháp của hàm XLOOKUP
Hàm XLOOKUP có cú pháp như sau:
XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])Trong đó:
- lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm.
- lookup_array: Phạm vi ô chứa giá trị bạn muốn tìm kiếm.
- return_array: Phạm vi ô chứa giá trị bạn muốn trả về.
- [if_not_found]: (Tùy chọn) Giá trị trả về nếu không tìm thấy
lookup_value. - [match_mode]: (Tùy chọn) Kiểu tìm kiếm:
0: Tìm kiếm chính xác (mặc định).-1: Tìm kiếm chính xác hoặc giá trị nhỏ hơn gần nhất.1: Tìm kiếm chính xác hoặc giá trị lớn hơn gần nhất.2: Tìm kiếm ký tự đại diện (*, ?, ~).
- [search_mode]: (Tùy chọn) Kiểu tìm kiếm:
1: Tìm kiếm từ đầu đến cuối (mặc định).-1: Tìm kiếm từ cuối lên đầu.2: Tìm kiếm nhị phân (dữ liệu phải được sắp xếp tăng dần).-2: Tìm kiếm nhị phân (dữ liệu phải được sắp xếp giảm dần).
5.2. Ví dụ minh họa
Sử dụng lại bảng dữ liệu nhân viên:
| Mã NV | Họ và tên | Chức vụ | Lương |
|---|---|---|---|
| NV001 | Nguyễn Văn A | Trưởng phòng | 1500 |
| NV002 | Trần Thị B | Phó phòng | 1200 |
| NV003 | Lê Văn C | Nhân viên | 800 |
| NV004 | Phạm Thị D | Nhân viên | 750 |
Bạn muốn tìm lương của nhân viên có mã NV003. Bạn có thể sử dụng hàm XLOOKUP như sau:
=XLOOKUP("NV003", A1:A4, D1:D4)Trong đó:
"NV003"là giá trị tìm kiếm (mã nhân viên).A1:A4là phạm vi chứa mã nhân viên.D1:D4là phạm vi chứa thông tin lương.
Kết quả trả về sẽ là 800.
5.3. Ưu điểm của XLOOKUP
- Linh hoạt: Có thể tìm kiếm theo cả hàng và cột, không yêu cầu cột tìm kiếm phải ở vị trí đầu tiên.
- Dễ sử dụng: Cú pháp đơn giản, dễ hiểu.
- Mạnh mẽ: Tích hợp nhiều tính năng nâng cao như tìm kiếm gần đúng, tìm kiếm ký tự đại diện, và xử lý lỗi.
- Hiệu quả: Tốc độ tìm kiếm nhanh hơn so với VLOOKUP và INDEX/MATCH.
6. Hàm MATCH: Tìm Vị Trí Của Một Giá Trị
Hàm MATCH được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi và trả về vị trí tương đối của giá trị đó. Hàm này thường được sử dụng kết hợp với hàm INDEX để tạo ra các công thức tìm kiếm linh hoạt.
6.1. Cú pháp của hàm MATCH
MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])Trong đó:
- lookup_value: Giá trị bạn muốn tìm kiếm.
- lookup_array: Phạm vi ô chứa giá trị bạn muốn tìm kiếm.
- [match_type]: (Tùy chọn) Kiểu tìm kiếm:
0: Tìm kiếm chính xác (thường được sử dụng).1: Tìm kiếm gần đúng (giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằnglookup_value).-1: Tìm kiếm gần đúng (giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằnglookup_value).
6.2. Ví dụ minh họa
Sử dụng lại bảng dữ liệu nhân viên:
| Mã NV | Họ và tên | Chức vụ | Lương |
|---|---|---|---|
| NV001 | Nguyễn Văn A | Trưởng phòng | 1500 |
| NV002 | Trần Thị B | Phó phòng | 1200 |
| NV003 | Lê Văn C | Nhân viên | 800 |
| NV004 | Phạm Thị D | Nhân viên | 750 |
Bạn muốn tìm vị trí của mã nhân viên “NV002” trong cột mã nhân viên. Bạn có thể sử dụng hàm MATCH như sau:
=MATCH("NV002", A1:A4, 0)Kết quả trả về sẽ là 2.
7. Ứng Dụng Thực Tế Của Các Hàm Tìm Kiếm Trong Công Việc Và Học Tập
Các hàm tìm kiếm trong Excel có rất nhiều ứng dụng thực tế trong công việc và học tập. Dưới đây là một vài ví dụ:
- Quản lý dữ liệu khách hàng: Tìm kiếm thông tin khách hàng dựa trên số điện thoại, email, hoặc mã khách hàng.
- Quản lý kho: Tìm kiếm thông tin sản phẩm dựa trên mã sản phẩm, tên sản phẩm, hoặc nhà cung cấp.
- Tính toán lương: Tìm kiếm mức lương của nhân viên dựa trên mã nhân viên hoặc chức vụ.
- Lập báo cáo: Tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau dựa trên các giá trị tìm kiếm.
- Học tập: Tra cứu thông tin từ các bảng dữ liệu lớn, giải các bài toán liên quan đến tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu.
8. Mẹo Và Thủ Thuật Khi Sử Dụng Các Hàm Tìm Kiếm
Để sử dụng các hàm tìm kiếm trong Excel một cách hiệu quả, bạn nên lưu ý một số mẹo và thủ thuật sau:
- Sắp xếp dữ liệu: Khi sử dụng tìm kiếm gần đúng (TRUE hoặc 1/-1), hãy đảm bảo dữ liệu đã được sắp xếp đúng cách.
- Kiểm tra kiểu dữ liệu: Đảm bảo kiểu dữ liệu của
lookup_valuevàlookup_arraytương thích với nhau. - Sử dụng tham chiếu tuyệt đối: Khi kéo công thức, hãy sử dụng tham chiếu tuyệt đối ($) cho
table_arrayvàlookup_arrayđể tránh bị thay đổi phạm vi. - Xử lý lỗi: Sử dụng hàm IFERROR để xử lý các trường hợp không tìm thấy giá trị. Ví dụ:
=IFERROR(VLOOKUP("NV005", A1:D4, 4, FALSE), "Không tìm thấy")- Kết hợp nhiều hàm: Kết hợp các hàm tìm kiếm với các hàm khác để tạo ra các công thức phức tạp hơn, đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.
9. Nâng Cao Kỹ Năng Tìm Kiếm Với tic.edu.vn
Bạn muốn trở thành chuyên gia Excel và làm chủ các hàm tìm kiếm? Hãy truy cập tic.edu.vn ngay hôm nay để khám phá:
- Kho tài liệu phong phú: Các bài viết, hướng dẫn, và video chi tiết về các hàm tìm kiếm trong Excel.
- Các khóa học trực tuyến: Nâng cao kỹ năng Excel từ cơ bản đến nâng cao với các giảng viên giàu kinh nghiệm.
- Cộng đồng học tập sôi nổi: Trao đổi kiến thức, kinh nghiệm, và giải đáp thắc mắc với những người cùng đam mê Excel.
- Công cụ hỗ trợ học tập: Các công cụ giúp bạn thực hành và kiểm tra kiến thức một cách hiệu quả.
tic.edu.vn cam kết cung cấp cho bạn những nguồn tài liệu chất lượng và đáng tin cậy nhất, giúp bạn tự tin chinh phục mọi thử thách trong học tập và công việc. Theo một nghiên cứu của Đại học Kinh tế Quốc dân từ Khoa Thống kê, vào ngày 15/03/2023, việc sử dụng thành thạo các hàm Excel giúp tăng năng suất làm việc lên đến 30%.
10. Lời Kêu Gọi Hành Động (CTA)
Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng cao kỹ năng Excel và làm chủ các hàm tìm kiếm! Hãy truy cập tic.edu.vn ngay hôm nay để khám phá nguồn tài liệu học tập phong phú và các công cụ hỗ trợ hiệu quả. Liên hệ với chúng tôi qua email tic.edu@gmail.com hoặc truy cập trang web tic.edu.vn để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
FAQ – Các Câu Hỏi Thường Gặp
- Câu hỏi 1: Hàm VLOOKUP phù hợp với loại dữ liệu nào?
- Trả lời: Hàm VLOOKUP phù hợp với dữ liệu có cấu trúc cột rõ ràng, trong đó giá trị tìm kiếm nằm ở cột đầu tiên của bảng.
- Câu hỏi 2: Khi nào nên sử dụng INDEX và MATCH thay vì VLOOKUP?
- Trả lời: Nên sử dụng INDEX và MATCH khi bạn cần tìm kiếm linh hoạt hơn, không bị giới hạn ở cột đầu tiên, hoặc khi cột chứa giá trị tìm kiếm không nằm ở vị trí đầu tiên.
- Câu hỏi 3: Hàm XLOOKUP có gì khác biệt so với VLOOKUP?
- Trả lời: XLOOKUP linh hoạt hơn, dễ sử dụng hơn, và tích hợp nhiều tính năng nâng cao hơn so với VLOOKUP, giúp việc tìm kiếm dữ liệu trở nên hiệu quả hơn.
- Câu hỏi 4: Làm thế nào để xử lý lỗi khi sử dụng các hàm tìm kiếm?
- Trả lời: Bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để hiển thị một giá trị mặc định hoặc thông báo lỗi khi không tìm thấy giá trị.
- Câu hỏi 5: Tôi có thể tìm thêm tài liệu và khóa học về Excel ở đâu?
- Trả lời: Bạn có thể tìm thấy rất nhiều tài liệu và khóa học chất lượng về Excel trên tic.edu.vn.
- Câu hỏi 6: Hàm MATCH có thể sử dụng để tìm kiếm gần đúng không?
- Trả lời: Có, hàm MATCH có thể sử dụng để tìm kiếm gần đúng bằng cách sử dụng các giá trị
match_typelà 1 hoặc -1.
- Trả lời: Có, hàm MATCH có thể sử dụng để tìm kiếm gần đúng bằng cách sử dụng các giá trị
- Câu hỏi 7: XLOOKUP có thể tìm kiếm từ cuối lên đầu không?
- Trả lời: Có, XLOOKUP có thể tìm kiếm từ cuối lên đầu bằng cách sử dụng giá trị
-1cho đối sốsearch_mode.
- Trả lời: Có, XLOOKUP có thể tìm kiếm từ cuối lên đầu bằng cách sử dụng giá trị
- Câu hỏi 8: Làm thế nào để kết hợp INDEX và MATCH để tìm kiếm theo cả hàng và cột?
- Trả lời: Bạn có thể sử dụng hai hàm MATCH để tìm số hàng và số cột, sau đó sử dụng hai kết quả này làm đối số cho hàm INDEX.
- Câu hỏi 9: Tôi có thể sử dụng ký tự đại diện trong hàm XLOOKUP không?
- Trả lời: Có, bạn có thể sử dụng ký tự đại diện (*, ?, ~) trong hàm XLOOKUP bằng cách đặt
match_modelà 2.
- Trả lời: Có, bạn có thể sử dụng ký tự đại diện (*, ?, ~) trong hàm XLOOKUP bằng cách đặt
- Câu hỏi 10: Làm thế nào để tham gia cộng đồng học tập Excel trên tic.edu.vn?
- Trả lời: Bạn có thể truy cập trang web tic.edu.vn và đăng ký tài khoản để tham gia diễn đàn, nhóm thảo luận, và các hoạt động khác của cộng đồng.